NextBil-SAU

This is the upgraded version of the basic NextBill system, customized to meet the needs of customs clearance offices in Saudi Arabia (Al Batha border).

Core Technologies:

HTML, CSS, JavaScript, PHP, MySQL

Additional Technologies:

jQuery, AJAX, Bootstrap, MPDF, Azure Cloud Storage

Description and Features:

1. Dashboard: Displays a summary of daily system data, such as the number and value of invoices, sorted by payment status (Paid – Prepaid – Postpaid), the number of customs declarations, the number of vehicles, the value of customs clearance (profit) by department (Export – Import – Transit), the value of receipts, payments, and expenses, the number of clients, and cloud storage information (number and size of files).

2. Invoices: Enter customs declaration information, fee details, and set tax rates to generate invoices in PDF format, categorized by customs declaration type (Export - Import - Transit). Each invoice contains a QR code linked to the Saudi Zakat, Tax, and Customs Authority (ZATCA), which when scanned through the ZATCA app, displays the tax details of the invoice.

3. Advanced Search: Ability to search (invoices - payments - expenses - receipts - client authorizations) using all available filters.

4. Amendment Requests: Allows system administrators to receive requests to correct data input errors made by employees who do not have permissions to modify or delete records.

5. Clients: Stores client data and agreed customs clearance fees, categorized by (Export - Import - Transit). Each client is assigned a code during registration, which is used when creating new invoices. Additionally, a client balance used for prepaid invoices, and each client can be linked to a representative, with commission rates assigned for calculation purposes.

6. Client Authorizations: Stores the data of clients who have authorized the customs clearance office to process their transactions, including recording the expiration date of the authorization to issue reminders 15 days before expiration, and alerts when the authorization has expired.

7. Receipts: Records receipts collected by the office for deposit in the three bank accounts or in the client's balance. It also allows for the settlement of postpaid invoices by selecting the client and uploading a CSV file containing the invoice numbers to be paid. Multiple validation checks are applied to ensure the invoices are associated with the specified client, that they are postpaid, and that the total receipt amount matches the total invoice amounts, otherwise, the process cannot be completed.

8. Payments: Records payments made by the office to specific parties or drivers as advance payments, with options to specify how the payment interacts with the three bank accounts (deposit, withdrawal, or both).

9. Expenses: Records office expenses related to supplies and materials.

10. Reports: Generates various reports in PDF format, including (accounting reports - invoices - returns - clients - receipts - payments - expenses - commissions).

11. Settings:
- Create login accounts for each employee and manage account types and permissions.
- Configure static data in generated PDF files, such as company name, phone numbers, bank details, logo, electronic stamp, etc.
- Set serial numbers for (invoices - clients - payments - expenses - receipts - authorizations).
- Update balances of the three bank accounts and set the customs tax rate.
- Control the display of QR codes on invoices.

Additional Features:
- Supports both light and dark modes to enhance the user experience.
- Supports both Arabic and English languages.
- Allows password reset for any created account.
- Bank account balance includes deposit and withdrawal transactions executed in invoices, receipts, and payments.
- Supports viewing system logs to track any events occurring within the system.
- Supports viewing version update logs, which display all the updates released for the system, including new features, improvements, and bug fixes.
- Supports adding an unlimited number of attachments and files for each record in the (invoices - authorizations - receipts - payments - expenses) tables.
- Supports exporting any table in the system to an Excel (xlsx) file.
- Supports displaying a "System Under Maintenance" page during updates, and automatically returns to the dashboard upon completion.
- Supports session timeout alerts after 10 minutes of inactivity.
- Responsive to mobile screen sizes; a dedicated Android app was created using median.co.

NextBil-SAU

هو النسخة المطورة من نظام NextBill الأساسي، وقد تم تعديله ليلبي احتياجات مكاتب التخليص الجمركي في السعودية (منفذ البطحاء).

التقنيات الأساسية:

HTML، CSS، JavaScript، PHP، MySQL

التقنيات الإضافية:

jQuery، AJAX، Bootstrap، MPDF، Azure Cloud Storage

الوصف والميزات:

1. لوحة المراقبة: تعرض ملخصًا لبيانات النظام اليومية، مثل عدد وقيمة الفواتير، وتقوم بفرزها حسب حالة الدفع (مدفوعة – دفع مسبق – دفع آجل)، عدد البيانات الجمركية، عدد المركبات، قيمة تخليص البيانات (المربح) حسب القسم (صادر – استيراد - ترانزيت)، قيمة المقبوضات والمدفوعات والمصاريف، عدد العملاء، وتفاصيل معلومات التخزين السحابي (عدد وحجم الملفات).

2. الفواتير: تعبئة معلومات البيان الجمركي وتفاصيل الرسوم وتحديد نسبة الضريبة وتخزينها لإنشاء الفواتير بصيغة PDF، وتصنيفها حسب نوع البيان الجمركي (صادر - استيراد - ترانزيت). تحتوي الفاتورة على رمز QR خاص بهيئة الزكاة والضريبة والجمارك السعودية (ZATCA) وعند قراءة الرمز بواسطة تطبيق ZATCA يتم عرض التفاصيل الضريبية الخاصة بالفاتورة.

3. البحث المتقدم: القدرة على البحث في (الفواتير - المدفوعات - المصاريف - المقبوضات - تفويضات العملاء) باستخدام جميع الفلاتر المتاحة.

4. طلبات التعديل: تمكّن مسؤول النظام من استقبال طلبات تصحيح المدخلات عند حدوث أخطاء في الإدخال من الموظفين الذين لا يملكون صلاحيات لتعديل أو حذف السجلات.

5. العملاء: تخزين بيانات العملاء ومبالغ التخليص الجمركي المتفق عليها، مصنفة حسب (صادر - استيراد - ترانزيت). يتم تعيين رمز لكل عميل عند التسجيل لاستخدامه عند إنشاء فواتير جديدة. يستخدم رصيد العميل في فواتير الدفع المسبق. يمكن ربط كل عميل بالمفوض المسؤول عنه وتحديد نسبة العمولة لحسابها له.

6. تفويضات العملاء: تخزين بيانات العملاء الذين قاموا بتفويض مكتب التخليص الجمركي بإتمام معاملاتهم، مع تسجيل تاريخ انتهاء التفويض لإصدار تذكيرات قبل 15 يومًا من انتهاء التفويض، وتنبيهات في حال انتهاء صلاحية التفويض.

7. المقبوضات: تسجيل المقبوضات التي يستلمها المكتب للإيداع في الحسابات البنكية الثلاثة أو في رصيد العميل، أو لسداد فواتير الدفع الآجل. يتم تحديد العميل، ثم تحميل ملف CSV وتعبئته بأرقام الفواتير المطلوب سدادها. يتم التحقق من صحة أرقام الفواتير التي تم إدخالها، حيث يجب أن تكون خاصة بالعميل المحدد وأن تكون فواتير دفع آجل فقط، وأن يكون مبلغ القبض مساويًا لمجموع مبالغ هذه الفواتير، وإلا لا يمكن إكمال العملية.

8. المدفوعات: تسجيل المدفوعات التي يقوم بها المكتب لجهات معينة أو للسائقين كدفعات مقدمة، مع وجود خيارات لتحديد كيفية التعامل مع الحسابات البنكية الثلاثة (إيداع أو خصم أو إيداع وخصم معًا).

9. المصروفات: تسجيل مصروفات المكتب المتعلقة بالإمدادات والمواد.

10. التقارير: إنشاء تقارير مختلفة بصيغة PDF، تشمل تقارير (المحاسب - الفواتير - المرتجعات - العملاء – المقبوضات - المدفوعات – المصروفات - العمولات).

11. الإعدادات:
- إنشاء حسابات تسجيل دخول لكل موظف وإدارة أنواع وصلاحيات الحسابات.
- تكوين البيانات الثابتة في ملفات PDF التي يتم توليدها، مثل اسم المؤسسة، أرقام الهواتف، تفاصيل البنك، الشعار، الختم الإلكتروني، وغيرها.
- ضبط الأرقام التسلسلية لـ (الفواتير - العملاء – المدفوعات - المصروفات – المقبوضات – التفويضات).
- تحديث أرصدة الحسابات البنكية الثلاثة وتعيين نسبة ضريبة التخليص.
- التحكم في عرض رموز QR على الفواتير.

ميزات إضافية:
- دعم الوضعين الفاتح والداكن لتحسين تجربة المستخدم.
- دعم اللغتين العربية والإنجليزية.
- إمكانية إعادة تعيين كلمة المرور لأي حساب تم إنشاؤه.
- شمول رصيد الحساب البنكي معاملات الإيداع والسحب التي يتم تنفيذها في الفواتير والمقبوضات والمدفوعات.
- دعم عرض سجلات النظام لتتبع أي أحداث تحدث في النظام.
- دعم عرض سجلات تحديثات الإصدارات، التي تعرض جميع التحديثات الصادرة للنظام، بما في ذلك الميزات الجديدة، التحسينات، وإصلاحات الأخطاء.
- دعم إضافة عدد غير محدود من المرفقات والملفات لكل سجل ضمن جداول (الفواتير - التفويضات - المقبوضات - المدفوعات - المصروفات).
- دعم تصدير أي جدول في النظام إلى ملف بصيغة Excel (xlsx).
- دعم عرض صفحة "النظام قيد الصيانة" أثناء التحديثات، مع العودة تلقائيًا إلى لوحة المراقبة عند الانتهاء.
- دعم تنبيه بانتهاء جلسة تسجيل الدخول بعد عشر دقائق من عدم النشاط.
- متجاوب مع أحجام شاشات الهواتف؛ تم إنشاء تطبيق مخصص لأجهزة Android باستخدام median.co.

Back to projects